Panduan Memilih Software Akuntansi

Memilih software akuntansi yang salah bisa menjadi bencana. Anda bisa kehilangan pekerjaan atau bisnis hanya karena membuat pilihan yang salah – yang sebelumnya seringkali terjadi. Tepatnya dimana Anda mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat? Ada pameran perdagangan, seminar, dan artikel majalah yang mengulas tentang memilih software akuntansi, tapi mereka hanya menceritakan sisi baiknya saja. Pembuat software akuntansi di konferensi atau pameran serupa juga memberikan brosur yang menarik dan menunjukkan pada Anda apa yang mereka tawarkan, tapi sebenarnya adalah hampir tidak mungkin untuk menceritakan apa yang hilang dan apa yang salah dengan produk. “Value-Added Resellers (VARs)” Reseller dengan nilai tambah – akan datang ke kantor anda untuk mendemokan produk, tapi mereka biasanya tidak menunjukkan poin negatif atau kelemahannya.

Yang sering terjadi diperlukan instalasi sistem yang rumit dan setidaknya setelah satu bulan pemakaian baru diketahui apakah produk memenuhi kebutuhan anda, dan pada saat itu, sudah sangat terlambat. Nampaknya tidak ada tempat yang independen untuk mendapatkan bantuan agar terhindar dari paket yang salah. Ini adalah masalah yang dihadapi setiap orang ketika memilih software akuntansi. Kabar baiknya adalah hampir setiap software akuntansi menjadi semakin baik dari sebelumnya, dan akan lebih mudah untuk mendapatkan produk yang cukup baik daripada sebelumnya. Namun masih ada beberapa langkah penting yang perlu diperhatikan ketika memilih software akuntansi.

10 langkah memilih paket software akuntansi yang tepat:

1. Memiliki pengetahuan – Untuk memulainya, akan sangat bermanfaat untuk mengedukasi diri Anda dengan paket software akuntansi yang ada diluar sana.(Kita tahu kenyataannya bahwa tidak seorangpun yang punya cukup waktu untuk melakukan ini sepenuhnya. Internet bisa membantu membuatnya lebih cepat dan mudah untuk alokasi informasi. Tapi mungkin Anda memilih untuk menghadiri seminar, seminar yang disponsori vendor, dan arena pameran, serta membaca artikel dari suratkabar dan majalah.

2. Membuat daftar solusi potensial – membuat daftar produk yang mungkin memenuhi kebutuhan anda. Termasuk produk yang anda ketahui, baca, dengar, terdaftar di internet, dsb. Jika memungkinkan, bicara dengan kompetitor dan tanyakan apa yang mereka gunakan dan tambahkan dalam daftar. Sehingga Anda bisa mengevaluasi produk dari berbagai sisi, Anda mungkin mempertimbangkan untuk membuat daftar yang lebih detil – lembar kerja informasi kunci dari masing-masing produk. Misalnya, lembar kerja Anda meliputi informasi modul, harga, platform, kemampuan kustomisasi, payroll, solusi waktu dan billing – atau apapun yang Anda tetapkan sebagai hal terpenting dalam perusahaan. Sasaran disini adalah untuk fokus pada isu terpenting dan tidak dibutakan dengan hasil kecil yang tidak signifikan. Matrik akan membantu dalam membagi informasi dengan orang lain yang juga memiliki input dalam keputusan.

Untuk masing-masing produk yang Anda evaluasi, mulai dengan membuat tabel daftar fitur dan informasi perusahaan, produk, dan reseller. Misalnya, anda ingin mendata penghargaan penting yang diterima produk, fakta bahwa perusahaan memberikan support yang baik, atau menjabarkan kehebatan fitur yang menurut Anda akan menguntungkan perusahaan.

3. Menghindarkan pilihan-pilihan buruk – mulai menghilangkan produk potensial dikarenakan hilangnya modul, fitur kunci, atau karena terlalu mahal. Memilih paket yang tepat adalah proses menghindari paket yang salah. Biasanya, Anda bisa menghilangkan banyak produk pada tahapan ini.

4. Evaluasi fitur produk – Selanjutnya, buatlah daftar fitur unik yang diperlukan perusahaan, dan bandingkan dengan fitur yang disediakan oleh masing-masing produk.

5. Kunjungi situs internet – kunjungi situs software akuntansi yang tersisa di daftar Anda. Jika daftar Anda masih panjang, ambil yang terbaik dari empat atau lima pilihan dan konsentrasikan pada pilihan tersebut. Cetak informasi yang diberikan, simpan dalam binder, dan pelajari detilnya. Gunakan penanda untuk menandai poin kunci yang mungkin diperlukan untuk review dimasa datang.

6. Meminta brosur dan kode evaluasi – kemudian hubungi perusahaan software akuntansi dan minta brosur terbaru serta demo software.

7. Identifikasi Top Reseller – sejauh ini, keluhan teratas dalam industri software akuntansi adalah “reseller yang buruk”. Karena ini adalah elemen penting dalam kesuksesan implementasi sistem akuntansi, Anda harus lebih memastikan bahwa Anda mengidentifikasi reseller dan konsultan terbaik. Jika anda menghubungi perusahaan dan meminta referal, perusahaan software akuntasi akan mengarahkan Anda pada reseller berikutnya yang ada di daftar mereka, dan mungkin Anda akan terjebak dengan installer yang kurang pengalaman. Jangan membuat kesalahan ini.

8. Demo Produk – pada bagian ini, diharapkan Anda sudah mengidentifikasi reseller terbaik di area Anda. Selanjutnya, Anda harus mengatur reseller ini untuk mendemonstrasikan produknya pada Anda. Mereka harus mampu melakukannya sekitar 2 hingga 4 jam. Mereka memerlukan waktu untuk mengajukan pertanyaan seputar perusahaan dan kebutuhan Anda. Ini akan membantu mereka memberikan pemahaman yang lebih baik terhadap apa yang Anda cari dan mereka bisa melakukan demonya sesuai dengan kebutuhan Anda. (Jika mereka tidak menanyakan apa-apa didepan, hati-hati – mungkin Anda berhubungan dengan orang yang tidak berpengalaman). Diharapkan reseller akan menggunakan software riil untuk mendemonstrasikan produknya pada Anda, tapi terkadang slide dan overhead juga digunakan. Sebelum semuanya usai, beri mereka pertanyaan tersulit. Pastikan menanyakan ketersediaan waktu mereka, waktu instalasi, metode instalasi, record sistem dan berjalan tepat waktu, dan daftar 3 atau 5 referensi yang bisa Anda hubungi untuk mengecek pekerjaan mereka. Anda bisa meminta mereka untuk menginstal versi trial sehingga Anda bisa mengevaluasi produk.

9. Melakukan pengujian – jika Anda menerima produk demo dari vendor software akuntansi, maka ini saat yang tepat untuk mengevaluasinya. Ingatlah bahwa Anda akan menguji software yang Anda tidak tahu bagaimana menggunakannya. Jika Anda tidak bisa melakukan seperti yang diinginkan, jangan beranggapan bahwa software tidak bisa melakukannya. (Banyak perusahaan software menerima banyak saran untuk menambahkan fitur yang sebenarnya sudah ada di sistem.) Tulislah masalah dan tujukan pada reseller di kesempatan lain. Pastikan untuk mengupdate daftar kelebihan dan kekurangan dari masing-masing produk. Cantumkan poin-poin subyektif terkait dengan kinerja, tampilan, kemudahan penggunaan, dsb.

10. Hubungi referensi – Pada saat ini, menghubungi referensi yang diberikan oleh vendor dan menanyakan beberapa pertanyaan sederhana seperti:

1. Apakah Anda menggunakan Software XXXXX ?
2. Kapan Anda menginstallnya ?
3. Siapa yang menginstallnya?
4. Apakah mereka melakukan pekerjaan dengan baik dan menginstal sistem tepat waktu ?
5. Apakah Anda puas dengan produknya?
6. Masalah apa yang Anda hadapi terhadap produk tersebut?

Ke-enam pertanyaan ini biasanya Anda perlukan, kerena ini akan menghindarkan masalah dengan reseller atau produk. Berhati-hatilah untuk memastikan referensi jujur pada Anda. Beberapa referensi tidak akan mengatakan hal buruk karena takut dengan konsekwensi hukum. Lainnya mungkin saja bukan referensi yang valid, melainkan bisa saja kakak ipar atau teman dekat. Karena itu, berhati-hatilah dengan tanggapan atau orang yang tidak bisa menjelaskan hal yang dimaksud secara detil dan spesifik. Jika Anda mendapatkan 3 referensi yang bagus dimana Anda merasa nyaman dengan mereka – maka, menurut kami, produk dan installer telah lolos uji. Serta, jika Anda menerima feedback negatif, maka akan sangat membantu untuk membedakan antara “Produk baik/Reseller buruk” dengan “Produk buruk/Reseller baik “.

Waktu memutuskan

Pada saat ini, Anda berada di posisi yang bagus untuk memilih paket software akuntansi. Jika Anda memiliki lebih dari satu paket yang tersida dalam daftar, buatlah keputusan berdasarkan keberanian atau insting. Jika Anda masih belum bisa memutuskan, pilihlah produk yang termudah untuk digunakan sehari-hari, produk yang dibuat dengan iming-iming teknologi mutakhir, atau produk yang menawarkan laporan terbaik. Jika tidak, lempar koin. Kami percaya bahwa harga software sesungguhnya tidak relevan. Harga software akuntansi sesungguhnya adalah waktu yang diperlukan untuk membangun, menjalankan dan waktu yang diperlukan tiap harinya untuk menerapkan manual kerja-seputar prosedur untuk melengkapi fitur dan laporan yang hilang.

Kesimpulan

Kenyataannya adalah sang pemenang akan muncul sebelum Anda melengkapi ke sepuluh langkah yang dijabarkan diatas. Namun, ini merupakan ide yang baik untuk melalui semua tahapan ini dengan produk yang tersisa untuk kemananan. Beberapa perusahaan bisa membuat keputusan dengan mudah. Perusahaan lain memerlukan waktu sampai tiga bulan untuk memutuskan yang terbaik. Anda sendiri harus menentukan berapa banyak upaya yang dikeluarkan untuk memilih paket software akuntansi untuk memenuhi kebutuhan anda saat ini dan mendatang.

Sumber: www.asaresearch. com

Klik Judul Artikel untuk Baca Selengkapnya....